Qualité des données et de l'information - Spé Systèmes d'Information et de Gestion - Terminale STMG

Qualité des données et de l'information - Spé Systèmes d'Information et de Gestion - Terminale STMG

Nous vous proposons ce cours de Spé SIG Bac STMG sur les qualités des données et de l'information.

Dans cette leçon de spé Systèmes d'Information et de Gestion nous allons introduire ce nouveau chapitre. Puis, vous allez y voir les caractéristiques de l'information à travers les typologies et son utilté. Par la suite, vous y découvrirez les enjeux d'une donnée ou d'une information pour l'organisation avec les déterminants de la qualité d'une donnée et es fonctions du SI.

Téléchargez ci-dessous notre leçon de spécialisation SIG terminale STMG sur la qualité des données et de l'information.

Qualité des données et de l'information - Spé Systèmes d'Information et de Gestion - Terminale STMG

Le contenu du document

 

Introduction

 

Aujourd’hui toute organisation est informatisée dans la mesure où elle s’appuie sur des solutions numériques plus ou moins intégrées pour mener ses activités tant opérationnelles que décisionnelles.

Pour ce faire, la qualité du système d’information est un facteur clef de succès pour toute organisation structurée en processus, associés à ses métiers.

Du fait de la place occupée aujourd’hui par les systèmes d’information dans les organisations, la question des bouleversements induits et des risques encourus se pose au niveau des individus, des organisations elles-mêmes mais aussi de la société.

On définit l’organisation informatisée comme une organisation dont les processus sont accompagnés par des solutions informatiques. L’étude de telles organisations, choisie dans des secteurs variés, vise à construire une vision globale du rôle du système informatique et de son appropriation dans une organisation, en mettant en évidence différents aspects liés au traitement de l’information, à la préparation des décisions, à la contribution à l’évolution de l’organisation et aux risques d’instabilité et de dépendances induits.

 

Le système d’information peut produire des informations et amener à des décisions de qualité variable en fonction des données collectées, des équipements disponibles (matériels, logiciels, applications) et de la structuration des processus de gestion. La qualité du système d’information est garantie par la qualité de ces composants tant informationnels, qu’organisationnels et technologiques.

 

L’information

 

Une information (du latin informare : « donner forme à » ou « se former une idée de ») est un apport de connaissances. L’information se compose :

 

  • De données (objectives) indépendantes de l’observateur
  • D’une interprétation (subjective) attribuée par le destinataire de l’information avec ses paramètres
  • D’une utilité non nulle (également subjective)

 

Il n’y a donc pas d’information sans individu (on en reste aux données) et sans utilité (on n’apprend rien : « ce n’est pas une information »). Une information est une notion propre à son destinataire et à sa situation.

 

Exemple : une même donnée peut avoir un sens différent selon le destinataire et selon le contexte. La donnée « 37°C » paraît être une température élevée si l’on parle de climat mais tout à fait normale si l’on parle de température corporelle humaine.

Une information aide à entreprendre une action ou à prendre une décision. En ce sens l’information est une ressource, éventuellement monétisable (vente d’une information).

Si elle aide à comprendre une situation et fait l’objet d’une appropriation pour sa réutilisation future, l’information est un apport en connaissance est une ou des informations comprises et intégrées à son système de pensée (réflexion, appropriation : elle est une représentation mentale qui décrit ou modélise une observation.

L’information s’échange alors que la connaissance est a priori propre à une personne. 

 

Exemple : un médecin examine des symptômes (données) et à partir de ses connaissances établit un diagnostic.

Les organisations tentent toutefois de mettre en œuvre une gestion des connaissances (knowledge management) pour les rendre partageables.

 

Typologies de l'information 

 

On peut caractériser l’information selon des classifications (complémentaires) de : 

 

  • Contenu : quantitative ou qualitative
  • Forme : visuelle, sonore, olfactive, tactile ou gustative
  • Qualité : exactitude, fiabilité, mise à jour, pertinence, précision, accessibilité

 

 

L’utilité de l'information

 

L’utilité de l’information s’apprécie au regard de la comparaison de son coût (pour l’acquérir, la mémoriser, la transformer, la diffuser) et du gain qu’elle peut générer. 

Cette comparaison peut être difficile car : les gains et coûts qui fondent cette utilité de l’information estimés a priori mais ne sont connus qu’a postériori d’où un possible différentiel entre une rentabilité attendue et une rentabilité réalisée.

 

L’information un bien spécifique 

 

L’essentiel du coût d’un bien immatériel comme l’information réside dans sa création initiale. Sa reproduction sur des supports matériels a un coût réduit. En comparaison, à l’inverse, le coût d’un bien matériel réside essentiellement dans sa fabrication et cela pour chaque exemplaire.

En ce sens, l’information est difficilement assurable et remplaçable, certains contrats peuvent par contre prévoir un dédommagement.

 

Une organisation et le système d'information de gestion 

 

Une organisation 

 

Une organisation est un groupe d’individus formé pour atteindre les objectifs par une action collective à l’aide de ressources.

Toute organisation produit des biens ou des services visant à la satisfaction de besoins de ses clients (au sens large : ceux qui s’adressent à elle : cette relation peut être commerciale ou non).

La production de l’organisation (bien ou service) est réalisée au moyen d’activités assurées par ses membres.

 

Au sein d’une organisation il y a :

 

  • Une division du travail entre les membres de l’organisation (la spécialisation accroissant la productivité)
  • Et en contradiction, une coordination du travail grâce à l’information.

 

 

La division du travail donne souvent lieu, à partir d’une certaine taille d’organisation, à :

 

  • Une division en services fonctionnels, commercial, comptable...), un service étant un regroupement de personnels et de moyens sous une même autorité
  • Une organisation hiérarchique verticale

 

Le système d'information de gesion

 

En première approche, on peut percevoir un système d’information (SI) de gestion comme un ensemble structuré de ressources (humaines et matérielles). Ces ressources organisent la circulation de l’information dans une organisation. Il peut être comparé au système nerveux d’un organisme vivant qui fait circuler l’information entre les organes.

La présence d’un SI dans une organisation répond donc à des objectifs de gestion mais aussi à des obligations légales (concernant des informations fiscales, sociales, comptables…)

On peut décliner un SI en plusieurs sous-SI fonctionnels (commercial, ressources humaines, comptables…)

 

Un SI se définit par : 

 

  • Ce qu’il fait (ses fonctions)
  • Avec quoi et comment il le fait (ses composantes)
  • Pourquoi il le fait (les rôles de l’information).

 

 

Un SI efficace délivre la bonne information, au bon destinataire, au bon moment, sous la bonne forme.

 

Les TIC (Technologies de l’information et de la communication) ont profondément changé les approches et l’intégration de l’information dans les organisations.

D’abord introduites dans les SI en tant que facteurs de productivité, elles ont rapidement été placés au cœur de la reconfiguration des organisations afin d’en tirer des avantages concurrentiels sur le marché.

 

Les enjeux d'une donnée ou d'une information pour l'organisation 

 

Les déterminants de la qualité d'une donnée

 

Une donnée est un symbole décrivant un objet ou un événement digne d’intérêt pour l’organisation. Une donnée devient information grâce à un processus d’interprétation. On peut aussi utiliser le terme de renseignement. Une information fait l’objet d’une utilisation par au moins un acteur de l’organisation.

Si la qualité du système d’information ne se limite pas à celle des données et informations manipulées, la qualité de ces dernières est cependant fondamentale.

 

On entend par qualité d’une donnée son exactitude, et elle est conditionnée par ses modalités d’acquisition : 

 

  • Fiabilité de la source
  • Vraisemblance de son contenu
  • Acquisition récente
  • Son accessibilité

La qualité d’une information fait, quant à elle, référence à sa validité et sa pertinence.

Sa validité se définit par l’exactitude des données d’origine et la rationalité du sens produit à partir des données d’origine. Une information est pertinente lorsqu’elle est valide et utile pour celle ou celui qui la manipule.

 

Exemple : une adresse de courriel est une donnée. Sa qualité dépend de ses modalités d’acquisition 

  • A-t-elle été saisie ou a-t-elle été récupérée comme l’adresse d’émission d’un courriel reçu – auquel cas elle semble plus fiable ?
  • Son exactitude peut être aussi évaluée par son format (respecte-t-elle les règles de construction d’une adresse de courriel ?)
  • Sa vraisemblance par rapport à une autre donnée qu’on possède (un nom par exemple) et la date à laquelle on a récupéré cette adresse (si cette adresse a été acquise il y a dix ans, est-elle encore exacte, le fournisseur d’accès existe-t-il toujours ?)

 

 

Si cette adresse de courriel est interprétée dans l’organisation comme celle d’un client, elle constitue un élément dans la connaissance du client et elle est pertinente pour un commercial qui souhaite adresser un publipostage par courriel à ses clients.

 

 

Les fonctions du SI 

 

Un système d’information assure 4 fonctions : 

  • L’acquisition (collecte)
  • La mémorisation (stockage)
  • La transformation (traitement)
  • La diffusion (communication des informations)

 

 

Qui correspondent à 4 actions : 

  • Acquérir

 

Le SI ne peut rien produire si ce n’est pas alimenté en ressources (en information), issues de sources internes ou externes de l’organisation.

 

  • Mémoriser

 

Il est inutile de mémoriser une information collectée si elle est immédiatement utilisée et non susceptible d’être réutilisée dans le futur. Or du fait de la division du travail, l’information n’est jamais traitée en temps réel (flux continu), il est donc nécessaire que l’information soit stockée temporairement dans un document texte, message…

Mais au-delà de ce stockage temporaire, certaines organisations peuvent gagner à conserver de manière organisée les informations pour les exploiter autrement (au niveau décisionnel) : le SI est la mémoire de l’organisation qui se constitue un patrimoine informationnel.

De plus, la mémorisation de certaines informations (fiscales, sociales…) relève d’obligations légales.

 

  • Transformer

 

L’information acquise ne correspond pas forcément aux besoins de l’organisation et doit alors être traitée pour la transformer en une nouvelle information répondant elle à ces besoins.

 

  • Diffuser

 

Pour qu’une information (mémorisée ou produite) ait une valeur pour l’organisation, elle doit parvenir au bon moment au destinataire pour lequel elle sera pertinente. Cela met en œuvre la communication, discipline à part entière.

 

On en conclut donc une définition du SI par ses fonctions en les restituant dans le contexte de l’organisation : 

Le SI acquiert, mémorise, transforme et diffuse des informations permettant à l’organisation de coordonner ses activités et ainsi d’atteindre ses objectifs.

On a associé les 4 fonctions au terme « information » mais cela concerne aussi les données : les données sont la matière première du SI. 

En effet, d’une information acquise, on peut extraire et stocker des données, la transformation porte essentiellement sur des données.

 

Fin de l'extrait

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