Processus de gestion, activités, acteurs - Spé Systèmes d'Information et de Gestion - Terminale STMG

Processus de gestion, activités, acteurs - Spé Systèmes d'Information et de Gestion - Terminale STMG

digiSchool te met à disposition ce cours de terminale STMG Spécialisation SIG sur les processus de gestion, activités, acteurs.

Dans ce cours de spé SIG découvre tout d'abord le processus de gestion et ses composantes à travers la composante humaine, organisationnelle et technologique. Puis va à la rencontre des activités et rôles du SI avec l'information opérationnelle et décisionnelle. Par la suite, regarde attentivement la partie sur le management de la connaissance. Pour finir, lit l'apport des TIC dans les processus.

Télécharge gratuitement ce cours de Bac STMG Spé Systèmes d'Information et de Gestion sur les processus de gestion, activités, acteurs.

Processus de gestion, activités, acteurs - Spé Systèmes d'Information et de Gestion - Terminale STMG

Le contenu du document

 

Le processus de gestion et ses composantes 

 

Au sein d’une organisation, un processus est un ensemble d’activités réalisées par différentes personnes (acteurs disposant de ressources), pour réaliser un bien ou un service.

Les activités doivent être définies et coordonnées de façon à ce que les différents acteurs contribuent ensemble efficacement à la réalisation du produit.

Une activité représente une étape d’un processus, ensemble de tâches réalisées par un acteur qui manipule et transforme des informations de manière à produire un résultat qui sera exploité par une autre activité.

Un acteur a en charge la réalisation d’une ou plusieurs activités que sein de l’organisation (acteur interne) ou contribue au déroulement du processus en tant que partenaire (acteur externe).

 

Un système d’information repose sur 3 composantes (avec quoi et comment il remplit ses fonctions)

 

  • Une composante humaine
  • Une composante organisationnelle
  • Une composante technologique

 


La composante humaine 

 

Il s’agit de toute personne qui met en œuvre une des fonctions du SI. Ces utilisateurs du SI sont bien sût des membres de l’organisation dans le cadre de leur métier mais aussi ses clients pour les fonctions d’acquisition (ils sont sources) et de diffusion (ils sont destinataires).

A la notion d’utilisateur fait écho une notion de « fabrication du SI » pour cela il existe des gestionnaires du SI (au sens du pilotage de ses objectifs et de la gestion de ses moyens technologiques).

 

La composante organisationnelle 

 

La production de l’organisation nécessite généralement un enchaînement organisé d’activités appelés processus (une organisation met en œuvre plusieurs processus) :

 

processus composante organisationnelle

 

La composante organisationnelle du SI calque la réalisation des fonctions du SI sur le déroulement des processus.

Le SI est donc transversal : ce n’est pas un service de l’organisation en lui-même. Ses utilisateurs sont des utilisateurs-métiers, membres de différents services voire des utilisateurs externes à l’organisation.

 

Cependant à partir d’une certaine taille d’organisation, il peut exister un service dédié qui est gestionnaire de ce SI (ses moyens technologiques, l’organisation de la circulation de l’information). Ce service, généralement appelé direction des systèmes d’informations (DSI), travaille pour faire su SI un outil à disposition de l’organisation.

 

La composante techologique 

 

La composante technologique fait aujourd’hui largement appel aux TIC (postes informatiques, serveurs, matériels d’interconnexion réseau…), logiciels, infrastructures de communication.

 

Un SI peut exister sans composante technologique mais le recours aux TIC s’impose dans la plupart des cas en raison de : 

 

  • Leur capacité de traitement (automatique et rapide de volumes importants de données)
  • Leur capacité de stockage (importante pour un coût et un encombrement faibles)
  • Leur capacité de partager, copier, diffuser les données notamment grâce aux réseaux)

 

Cependant le système informatique ne recouvre quasiment jamais la totalité du SI.

 

Si « information » et « informatique » ne doivent pas être confondus, ils sont très liés puisque :

 

  • L’informatique est définie comme la science du traitement automatique de l’information
  • L’informatique est un terme crée en 1962 à partir des mots information et automatique.

 

 

On en conclut donc une définition du SI par ses composantes en les restituant dans le contexte de l’organisation : le SI organise le travail des membres de l’organisation autour de technologies, en vue de permettre à celle-ci d’atteindre ses objectifs, grâce à l’information.

processus composante technologique

 

Les activités et les rôles du SI

 

Un système d’information remplit traditionnellement 2 rôles : 

 

  • Un rôle opérationnel
  • Un rôle décisionnel

 

A ces deux rôles peut être adjoint le management de la connaissance

 

L’information opérationnelle 

 

Certaines informations sont dites opérationnelles c’est-à-dire nécessaires à la réalisation des activités des processus. Une information opérationnelle est une information destinée d’action.

 

Exemple : un pizzaïolo doit connaitre les types de pizzas commandées et la quantité pour préparer la commande.

 

  • Cette information a été acquise lors de la prise de commande.
  • Elle a été stockée sur la fiche de commande pour une exploitation future
  • Elle est traitée pour la préparation de commande, pour la gestion des stocks de marchandises, pour le suivi de l’activité…

 

 

Ces informations sont généralement transversales des processus. Elles passent d’activité en activité (tout en étant transformées) afin de la coordonnées en insérant chaque activité dans un tout (le processus) répondant à un objectif final : le résultat du processus.

 

L’information décisionnelle

 

Historiquement les SI ont d’abord eu un but opération puis il est apparu que l’agrégation des informations opérationnelles pouvait créer une information décisionnelle (qui valorise les informations mémorisées).

Comme son nom l’indique, l’information décisionnelle n’est plus une information destinée à l’action mais à la décision à portée managériale (pilotage horizontal et vertical de tout ou partie de l’organisation ou stratégique (fixation des objectifs de l’organisation, notamment son offre de biens et services).

Certes tout décision donne lieu à des actions : nous parlerons d’information décisionnelle lorsque les actions issues sont nouvelles et d’information opérationnelle lorsque les actions issues étaient déjà définies dans le cadre d’un métier (donc sans décision à prendre).

 

Exemple : le suivi de l’activité grâce à l’archivage des commandes permet de connaitre les tendances et la consommation des clients. Si une pizza n’est jamais commandée, la décision de la supprimer peut, être envisagée. 

A l’inverse, une pizza qui a un grand succès peut être mise en avant afin d’attirer les clients.

 

 

Actions et décisions doivent être évaluées afin de déterminer si elles ont atteint leurs objectifs ou s’il faut entreprendre des actions correctives ou prendre de nouvelles décisions, selon un cycle continu d’amélioration.

Ces informations de contrôle reposent sur des indicateurs de résultat que le système d’information est en mesure de produire (facilement grâce aux TIC). Elles existent aux trois niveaux déjà évoqués : opérationnel, managérial ou stratégique.

 

 

Le management de la connaissance (KNOWLEDGE MANAGEMENT)

 

Dans l’environnement concurrentiel auquel font face les organisations, leur capacité à produire et à innover, et donc à survivre, ne repose pas seulement sur leur capital matériel mais également sur leur capital immatériel, notamment les connaissances qui ont donc une valeur. 

Par définition, une connaissance est un élément immatériel attaché (de façon cérébrale) à un individu.

L’importance de ces connaissances conduit les organisations à mettre en place un management des connaissances afin de : 

 

  • Les capitaliser (stocker, organiser) pour ne plus être dépendants des individus porteurs de ces informations (qui peuvent disparaitre).
  • Les partager afin de faire bénéficier chacun des meilleures pratiques d’autrui (apprentissage organisationnel : partager la connaissance individuelle au niveau collectif).
  • Et au final en faire émerger de nouvelles.

 

 

Le partage de la connaissance se fait souvent naturellement et de façon informelle au sein des services entre collègues proches. Le management de la connaissance formalise, étend et pérennise ce partage.

Exemple : une FAQ centralise toutes les questions et les réponses afin de gagner du temps.

La gestion de la connaissance est avant tout une démarche de management qui cible les personnes et vise à créer une culture qui valorise la capitalisation et le partage des connaissances (à travers des communautés de pratique par exemple).

Le SI est un support de cette démarche car il peut offrir un cadre structuré et des outils de recherche (data mining : exploration de données), de stockage partagé, de diffusion… La composante informatique ne peut gérer que l’information, la connaissance elle, est gérée par la composante humaine.

 

 

 

L’apport des TIC dans les processus 

 

Les organisations font face au défi (Big Data) du traitement d’une masse de données, parfois non structurées. L’essor des TIC est lié à leur baisse des coûts et leurs progrès technologiques. 

 

Fonctions du SI Apports des TIC
Acquisition et diffusion Les réseaux réduisent les contraintes de distance et de temps et permettent la multiplicité de partenaires
Mémorisation La numérisation (faible encombrement, duplication et transferts rapides et simplifiés)
Transformation La puissance de calcul et d'analyse (automatique et rapide même pour des volumes importants de données)

 

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