Modélisation d'un processus - Spé Systèmes d'information et de gestion - Terminale STMG

Les typologies de processus

Modéliser un processus consiste à observer son fonctionnement au sein de l’organisation :

• Qui fait quoi ?
• Quand ?
• A quelle condition ?
• Comment :  avec quelles ressources, solution numérique, procédure ?
• Pour quel résultat ?

Cela permet également de produire une représentation de l’enchainement des activités dans le but de comprendre le fonctionnement en s’appuyant pour cela sur des règles définies par un modèle (adoptant un formalisme) permettant d’éliminer toute ambiguïté. 

C’est une étape précieuse pour jauger la qualité du système d’information.

Le bénéficiaire du résultat d’un processus (bien ou service) appelé « client du processus » est un acteur externe du processus au sens où il n’y réalise pas d’activité conduisant à la production de ce résultat (contrairement aux acteurs internes du processus) dont il est le plus souvent aussi le demandeur. 

Les processus d’une organisation sont classés en trois catégories selon la position du client du processus par rapport à l’organisation (interne ou externe à l’organisation) :

La nature d’un processus est liée au contexte à savoir le cœur de métier de l’organisation.

La cartographie des processus 

Une organisation met en œuvre de nombreux processus articulés entre eux. Le recensement de ces processus s’appelle la cartographie des processus.

La cartographie permet ainsi de mettre à plat les pratiques de l’organisation, d’identifier des processus et les points pouvant être critiques.

La cartographie des processus d’une organisation est une façon graphique de représenter l’identification des processus et leur interaction.

Exemple :

Un processus est composé d’activités qui, outre leurs éventuelles actions et productions physique, manipulent, transforment ou créent de l’information. Tout acteur d’un processus organisationnel est également un acteur du SI car son activité s’appuie sur le SI et il en réalise des fonctions.

Les processus étant transversaux (activités réalisées par différents services/fonctions de l’organisation), le SI est un support indispensable du partage et de la circulation de l’information entre les activités du processus afin de les alimenter en ressource informationnelle et les coordonner (on conçoit ici un SI transversal et non simplement fonctionnel). Les TIC (réseaux, applications) facilitent ce partage et cette circulation d’informations…

Pourquoi modéliser ? 

La modélisation d’un processus permet de : 

• Comprendre : car la modélisation, à partir de l’observation du SI, oblige à réaliser un effort d’abstraction
• Communiquer : un schéma est un bon support partagé de communication
• Analyser : une fois que l’existant représenté et compris, il peut être analysé et optimisé

Il existe plusieurs types de modélisation, aucune n’étant formellement imposée. Une de ces modélisations est le diagramme d’événements-résultats. 

Diagramme événement-résultat : le principe 

Un schéma événements-résultat représente le déroulement d’un processus donné indépendamment de sa composante technologique si elle est outil : il faut par contre la représenter si elle est un acteur autonome).

• Les acteurs 

Les acteurs sont des personnes physiques (désignés par leur rôle), des entités organisationnelles (service…) ou parfois des objets technologiques autonomes qui reçoivent, transforment, créent ou émettent des informations.

• Les activités

Une activité est constituée d’une suite non interruptive (par un évènement externe) de tâches élémentaires réalisées par un acteur interne au processus (du fait qu’il a travaillé à la réalisation du processus).

• Les évènements

Un évènement est un flux d’information (éventuellement représentatif d’un flux matériel) reçu ou émis par le SI : 

• Les acteurs externes au processus sont uniquement émetteurs ou destinataires d’informations sans activité
• Les acteurs internes réceptionnent ou déclenchent des évènements dans le cadre de leur activité

On distingue deux types d’évènements quant à leur position par rapport aux activités :

• Un événement déclencheur provoque la mise en œuvre d’une activité
• Un événement-résultat est émis par une activité (et peut ensuite devenir déclencheur d’une autre activité).

Une activité à au moins un événement déclencheur et au moins un événement-résultat.

La représentation graphique 

Cette représentation graphique permet de mettre en évidence toutes les composantes du processus, à savoir : 

• Les événements
• Les conditions de réalisation de l’activité
• Les actions

Cette représentation facilite la visualisation des personnes actrices dans le processus et les actions qu’ils réalisent. Ainsi l’on peut tout de suite voir les interactions entre les différents acteurs du processus.

Exemple : Diagramme événements-résultats d’une demande de devis