Coordination et collaboration - Spé Systèmes d'information de gestion - Terminale STMG

Coordination et collaboration - Spé Systèmes d'information de gestion - Terminale STMG

Notre professeur a rédigé pour vous ce cours de Spécialité Systèmes d'Information de Gestion intitulé "Coordination et collaboration", 3ème partie du chapitre "En quoi les systèmes d'information transforment-ils les échanges entre les acteurs des organisations ?".

L'intelligence collective est le titre de la première partie de ce cours de spé SIG : vous y étudierez la mise en oeuvre et les conditions de l'intelligence collective. Vous aborderez ensuite le GroupWare, qui permet de faciliter le travail en équipe au sein d'une entreprise. Vous vous intéresserez ensuite au Workflow, un outil d'ordonnancement des flux de travaux dans une organisation : usages, avantages, fonctionnalités...

Téléchargez gratuitement ce cours de Spécialité Systèmes d'information de gestion ci-dessous intitulé "Coordination et collaboration" !

Coordination et collaboration - Spé Systèmes d'information de gestion - Terminale STMG

Le contenu du document


La coopération consiste à assurer une production en divisant le travail nécessaire en tâches. La production s’obtient par addition, et coordination, de ces tâches.

La collaboration consiste en l’engagement de plusieurs personnes ensemble dans la réalisation d’une production commune ; le groupe doit s’organiser, négocier, décider, réaliser, se coordonner, valider en son sein. En cela la communication est un préalable à la collaboration.

L’une n’exclut pas l’autre : dans un processus de coopération certaines tâches peuvent être réalisées de façon individuelle et d’autres de façon collaborative (la sous production de cette collaboration sera la tâche). Il faut aussi distinguer la participation de la collaboration : la participation est une contribution éventuellement à une décision, mais pas forcément à la production.

  COOPERATION COLLABORATION
Production par Une addition de tâches Un travail commun de groupe
Contribution mesurable Production finale et de chaque tâche Production finale sous responsabilité collective (contribution individuelle difficile à mesurer)
Répartition Des tâches : attribuées (verticale) Du travail : choisie, négociée (horizontale)
Coordination Des tâches contribuant à la production Au sein du groupe
Travail Entre les tâches : asynchrone ou parallèle (mais indépendant) Synchrone


L’INTELLIGENCE COLLECTIVE

LA MISE EN ŒUVRE

Le philosophe français Pierre Lévy définit l’intelligence collective comme « une intelligence partout distribuée, sans cesse valorisée, coordonnée en temps réel et qui aboutit à une mobilisation effective des compétences (1994) : 

  • « partout distribuée » : personne ne sait tout, tout le monde sait quelque chose ;
  • « sans cesse valorisée » : chaque personne apporte une richesse au collectif formateur, il est valorisé ; collectif apprenant il valorise ses formateurs) ;
  • « coordonnée en temps réel » : les TIC permettent une communication, s’affranchissant des contraintes d’espace et de temps et ainsi une adaptation continue (organisation apprenante) ;
  • « qui aboutit à une mobilisation effective des compétences » : l’intelligence collective sous-tend une nouvelle organisation sociale effective et efficace, basée sur les compétences, le savoir et les connaissances. L’intelligence collective favorise la puissance plutôt que le pouvoir.


Intelligence artificielle - Cours Spé SIG Terminale STMG

L’intelligence collective est le résultat de l’interconnexion d’intelligences individuelles.


LES CONDITIONS DE L’INTELLIGENCE COLLECTIVE

Conditions de l'intelligence collective - Cours Spé SIG Terminale STMG


LE GROUPWARE

Le terme de GroupWare renvoie à un ensemble d’applications concourant à un même but, permettre le travail en équipe au sein de l’entreprise. Celui-ci peut se concrétiser par le partage d'informations ou la création et l'échange de données informatisées.

Les groupware vous permettront de créer des groupes de travail afin de gérer des projets spécifiques pour lesquels vos collaborateurs devront pouvoir échanger et partager des informations en temps réel.

Ainsi le terme GroupWare renvoie à des applications diverses et variées concourant à un même but : permettre à des utilisateurs géographiquement éloignés de travailler en équipe. Le travail en équipe peut se concrétiser par le partage d'information, ou bien la création et l'échange de données informatisées.

Il s'agit pour la plupart du temps d'outils de messagerie (instantanée ou non), ainsi que d'applications diverses telles que : agenda partagé, espace de documents partagés, outils d'échange d'information (forums électroniques), outils de workflow, conférence électronique (vidéoconférence, chat, ...)

Groupware - Cours Spé SIG Terminale STMG

Le rôle des différents outils : 

Outils groupware - Cours Spé SIG Terminale STMG

Un espace numérique de travail (ENT) ou un média social est une plateforme qui rassemble plusieurs de ces services.


LE WORKFLOW (LOGICIEL)

C'est un outil d'ordonnancement des flux de travaux dans une organisation. 

A la base du workflow, il y a une modélisation des fonctions et des procédures de l'entreprise. Un logiciel de workflow permet d'automatiser l'enchaînement des tâches au sein d'un processus. 


Les principaux objectifs sont : 

  • La régulation des enchaînements d'opérations,
  • La circulation des dossiers à traiter sur les différents postes de travail.
  • La surveillance des priorités des travaux,
  • La gestion des délais,
  • La mise en place de synchronisations et d’alertes.

 


LES USAGES

Le Workflow est un outil transposable dans tous les services. Il permet une réelle interaction et une transversalité. Il favorise ainsi une vision globale de l’activité et de l’organisation. 

Le workflow se décline de manières différentes en fonction des missions de chaque service : 


Administration

  • Notes de frais 
  • Demande d'achats

 

Ressources Humaines

  • Intégration d'un nouveau collaborateur
  • Réservation de voyage

 

Support client

  • Réclamation client 
  • Hotline & demande de service Système d’information 
  • Demande d’intervention informatique 

 

Marketing

  • Suivi des opportunités
  • Témoignage client

 

Finance

  • Recouvrement client

 

Etc…


LES AVANTAGES

Simplicité d'utilisation

  • Catalogue de processus métier prêts à l'emploi
  • Interface intuitive adaptée aux hommes métier, modélisation graphique des processus 
  • Génération d’applications sans aucune programmation
  • Déploiement possible sur différentes bases de données.

 


Evolutivité

  • Architecture ouverte aux applications existantes (API, web services)
  • Intégration aisée dans un portail collaboratif et / ou intranet.

 


Souplesse et rapidité de déploiement

  • Accessible à partir de n'importe quel poste via un navigateur web
  • Intégration aux outils de messagerie et annuaire d'entreprise (LDAP)
  • Animation d’une communauté 

 


LES FONCTIONNALITES

Automatiser et générer des processus par le dessin (outil graphique) pour :

  • Modéliser ou améliorer les processus
  • Définir les formulaires associés
  • Concevoir les vues de suivi
  • Générer l'application

 


Il s'intègre avec tous les outils d’aide à la décision.  Cela permet donc de piloter l’activité et de pouvoir : 

  • Analyser les écarts
  • Mesurer l’atteinte des objectifs
  • Exploiter les processus

 


Il facilite l'exploitation des processus en fournissant un accès intuitif aux applications et documents : 

  • Prise en main simple et rapide
  • Formulaires personnalisés
  • Vues de suivi
  • Aide contextuelle
  • Respect du cycle de vie
  • Gestion des délais et de la délégation

 


Il permet de déployer des processus avec une charte graphique adaptée à l’entreprise et/ou la communauté

Favorise la collaboration des employés, clients et partenaires sur une plateforme commune sécurisée et multilingue

Intègre les outils collaboratifs : messagerie, web conférence, calendrier...

Permet de personnaliser son propre environnement de travail collaboratif

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