Qu'apporte l'environnement technologique au traitement de l'information financière ? - Spé Gestion et Finance - Terminale STMG

ORGANISATION DE L’INFORMATION AU SEIN D’UN SYSTEME D’INFORMATION COMPTABLE

Tous les services d’une organisation utilisent désormais l’outil informatique permettant de réaliser une information financière de qualité. L’information doit pouvoir circuler et être à la portée de tous. Les dirigeants doivent avoir accès à ces données afin de prendre des décisions opérationnelles et stratégiques.

Pour ce faire, il est nécessaire d’interconnecter les ordinateurs et le serveur afin de travailler en réseau. Les employés ont ainsi accès aux données et logiciels mis en commun sur le serveur.

Les informations ainsi partagées par les acteurs de l’organisation constituent le système d’information, base de données unique au sein de l’entreprise, faisant émerger l’idée d’intelligence collective.

PROGICIEL DE GESTION INTEGREE (PGI)

Le PGI regroupe tous les modules nécessaires au travail de tous les services de l’entreprise au sein d’une base de données unique accessible à tous, permettant :

• Un gain de temps : évite la ressaisie des informations dans chaque service
• Eviter les erreurs : multiplie les contrôles

Une même facture peut être validée par différents services et ainsi être mise à disposition à toute l’entreprise. L’ensemble des modules sont compatibles entre eux et permettent une libre circulation d’un module à l’autre.

Le PGI permet de produire les états relatifs que ce soit au quotidien (balance partielle), en fin de période (bilan), à l’occasion d’un travail spécifique pour un comité de direction par exemple, mensuel ou trimestriel (chiffre d’affaires par produit par exemple).

Le PGI autorise la réalisation de missions de : production (grand livre), de contrôle (état de rapprochement), d’analyse et de conseil.

DROITS D’ACCES ET AUTORISATIONS

Comme la base de données est unique et accessible à tous, il est nécessaire de mettre en place un système d’autorisations et de droits d’accès, évitant que l’information soit modifiée ou que l’information soit mise à disposition de tous alors qu’elle est confidentielle. Les salariés ont un identifiant (ou login) et un mot de passe afin d’accéder à la base de données unique. Le login identifie le salarié et le service auquel il est rattaché, lui donnant accès à tout ou partie du module qui lui correspond. On distingue quatre types d’accès : création, interrogation, modification, suppression.

SECURITE DE L’INFORMATION

La sécurité de l’information passe tout d’abord par les sauvegardes. Elles peuvent se réaliser automatiquement en fin de journée ou manuellement en fonction des travaux réalisés. Mais tant que la sauvegarde n’est pas validée, elle n’est pas définitive. Il est possible de réaliser une sauvegarde intermédiaire et réversible avant la sauvegarde définitive (genre de brouillon). La sauvegarde de fin d’exercice est obligatoire, permettant l’ouverture d’un nouvel exercice. Il existe plusieurs types de supports de sauvegarde : disques durs, serveurs. Un serveur peut être dédié à la sauvegarde. Les sauvegardes sont souvent stockées sur des supports externes dans des endroits sécurisés hors de l’entreprise afin d’éviter les détériorations ou les destructions. Afin d’éviter les intrusions malveillantes, des pare-feu et antivirus sont mis en place. Ces logiciels sont installés sur le serveur et sur chaque ordinateur de l’entreprise.